退去立会代行システムに至るまで当初リブ・ヤマグチは、退去後のリフォームを受注するための付加価値として、退去立会を代行するサービスを行っていた。しかし、年数、経験を重ねていくうちに、退去立会の代行は事業として成り立つのではないかという思いから、退去立会代行と退去後のリフォームを一体化した事業、退去立会代行システムの運用を開始したという。退去立会代行システムとはでは、退去立会代行システムの内容はどういったものなのか。作業内容は、入居者立会のもと退去物件の点検、退去後のリフォーム費用見積書作成、入居者負担金額の算定、鍵・契約書の回収、公共料金（電気・ガス・水道）の精算確認、移転先の確認、引渡書の作成、そして退去後のリフォーム。つまり、退去後に管理会社が行う業務のアウトソーシング（請負）だ。

 

　リブ・ヤマグチは年間12,000件の退去立会を代行。退去立会専従スタッフは50名強で、年間一人平均200～300件の退去立会に携わっている。そこで培った技術と経験、ノウハウにより質の高い退去立会を行っている。ここでいう質とは、入居者に対して賃貸借契約書・ガイドラインなどに基づく十分な説明ができるということ。十分な説明ができるということは、補修方法、費用負担などで入居者とのトラブルを未然に防ぐことにも繋がる。

 

2.人材の有効活用ができること
一例ではあるが、管理会社の物件担当者は、業務の半分近くを退去後の業務に費やされるという。
その業務をリブ・ヤマグチにアウトソーシングすることで、人材を有効に活用することができ、新規管理物件受注などの営業に時間をまわすことができる。
また、転居シーズンに合わせて人員を増強する必要もなくなるので、無駄な人員を削減でき人件費削減が可能になる。

 

3.工期の短縮による賃料収入の向上

退去から次の入居が早ければ早いほど賃料収益が向上する。
この部分を重要視しているのも、退去立会代行システムの特徴。
退去後のリフォーム代の見積もり、入居者の承諾、そして工事開始という作業を、退去立会代行システムの場合は現地で即日中に行うため、ワンルーム・シングルタイプなら約5日、ファミリータイプでも約5～7日でリフォームが完了するという。
当事者の承諾が得られない場合であっても、少額の費用であればリブ・ヤマグチが負担するなど、工期短縮を優先している。
また、費用負担は管理会社がオーナーに了承を得ているが、将来的にはリブ・ヤマグチがオーナーと直接交渉するサービスを展開し、着工までの時間をさらに短縮しようと考えている

 

4.中立の立場により入居者の防衛意識を拭い去る

管理会社と入居者同士の話し合いでは、どうしても管理会社が優位な条件で話をすすめようとしているのではないかと入居者側に防衛意識が生じ、スムーズに費用負担などの合意を得られないケースが多いと聞く。

そこで、中立かつ公平な立場のリブ・ヤマグチが間に入ることで、入居者の防衛意識が拭い去られ、合意が得やすくなるという。これは、リブ・ヤマグチが当事者ではなく入居者側から中立的な立場に見えること、賃貸借契約書・ガイドラインに忠実であることが大きな要因だ。
当事者となる管理会社では絶対に行えない退去立会代行システムだからこそできる大きなメリットといえる。クレームの発生、対処について　年間12000件の退去立会代行を手がけているが、クレームの発生率は非常に少ないという。
クレームが退去立会現場で発生した場合は、よほどのことが無い限りリブ・ヤマグチが対処しているが、金額が大きい場合や退去立会以降のクレームは、当事者同士で解決してもらえるようサポートに徹しているとのこと。運用における苦労は多い　マスコミの過剰報道などによる「退去後のリフォーム費用は、すべてオーナーが負担し、敷金は全額返金される」という入居者の誤解。
逆に、退去後のリフォームは入居者が負担するのが当たり前だというオーナーの古い認識。入居者確保のために敷金を少額にしたため、費用が足りず、入居者に追加請求したところ、敷金内で精算してくれるのが当たり前だと突っぱねられるケース。
入居者の合意を得ているにもかかわらず、オーナーが納得せず、入居者負担をさらに増やせと無理難題を押し付けるなど。思い込みや誤解を解くのが何よりも大変だという。
退去立会というのは冒頭でも書いたとおり、 入居者に現場で原状回復の確認を行い、費用負担を納得してもらう最も有効な手段。これを怠ると、原状回復問題、敷金返還問題というトラブルをかかえ、解決に多大な労力と費用を払わなければならなくなるのだ。
今回紹介したリブ・ヤマグチの退去立会代行システムは、トラブルの発生を抑制し、かつコスト削減、収益アップを可能にしてくれる非常に画期的なシステムといえる。